Cómo aprender a usar HubSpot: primeros pasos (y qué saltarse)
Llevo más de 30 años trabajando con plataformas de CRM y de email marketing y he probado docenas de ellas. Hay algunas que tienen una curva de aprendizaje bastante alta. Otras son demasiado sencillas y carecen de muchas funciones.
HubSpot se encuentra en ese punto ideal en el que puedes ponerte en marcha rápidamente, con una plataforma potente… Eso sí, siempre y cuando lo hagas correctamente.
Empezar con HubSpot es sencillo. El plan gratuito te ofrece herramientas reales con las que trabajar, y la plataforma se adapta a medida que crece tu negocio. Pero tus primeras decisiones en HubSpot importan más de lo que la mayoría de la gente cree. Así que sigue leyendo.
Esta guía cubre lo que necesitas hacer en tu primera semana, qué priorizar y qué errores evitar. Tanto si trabajas por tu cuenta como si lideras un equipo en crecimiento, con estos pasos lograrás aprovechar al máximo HubSpot en poco tiempo.
También he incluido casos prácticos reales y recursos que muestran cómo otras empresas obtuvieron buenos resultados. Sin exageraciones, solo consejos prácticos de alguien que ha configurado HubSpot para clientes en múltiples sectores.
¿Por qué HubSpot?
HubSpot tiene fama de ser una plataforma de calidad por una buena razón. Esto es lo que la distingue de las docenas de plataformas de CRM y automatización de marketing con las que he trabajado:
- Herramientas gratuitas con una funcionalidad real. HubSpot ofrece una edición gratuita con 1000 contactos y 2 usuarios. Tienes acceso a contactos, empresas, oportunidades de venta, tareas, conexión con la bandeja de entrada de correo electrónico, formularios, tickets e informes básicos. También puedes enviar 2000 correos electrónicos de marketing al mes. Eso es suficiente para llevar a cabo campañas de tamaño mediano sin pagar nada.
- Una plataforma modular y todo en uno. HubSpot se basa en Hubs independientes (Marketing, Ventas, Servicio de atención al cliente, Contenido, Datos y Comercio), todos conectados a través del CRM. Puedes empezar con un Hub y añadir otros a medida que crezcan tus necesidades. Todas las interacciones con los clientes se guardan en una única base de datos, así que ya no hay que ir juntando datos de tres herramientas diferentes. Para ver un resumen completo de lo que incluye cada Hub y plan, consulta nuestra guía de precios de HubSpot.
- Más de 2000 integraciones. El HubSpot App Marketplace se integra con herramientas que probablemente ya estés utilizando, como Slack, Google Workspace, Salesforce, Shopify, Zoom y miles más. Si estás migrando desde otro CRM, es muy probable que exista una integración nativa.
- Es realmente fácil empezar. La interfaz es limpia. La navegación es lógica. La mayoría de las funciones funcionan tal y como esperas. En comparación con Salesforce o incluso con algunas herramientas de gama media, HubSpot tiene una curva de aprendizaje más suave para los principiantes.
- Informes incluidos desde el primer día. Incluso el plan gratuito incluye paneles de informes para que puedas hacer un seguimiento del rendimiento de inmediato. Los límites de los paneles varían según el plan.
Cómo ayuda HubSpot a crecer a las empresas
La teoría es una cosa. Los resultados son otra. Aquí tienes casos prácticos verificados de HubSpot de empresas que han tenido éxito con esta plataforma:
- Motorola Solutions unificó más de 123 000 registros de clientes utilizando Data Hub y Marketing Hub. Una campaña reveló una brecha de adopción del 80 % en toda su base de productos, lo que generó millones en ingresos.
- DoorDash redujo en 3 días su proceso de producción de campañas de correo electrónico y pasó del 0 % al 80 % de automatización en sus actividades de email marketing. Antes de que HubSpot se encargara de ello automáticamente, su equipo dedicaba entre 5 y 10 horas al mes a limpiar manualmente los datos de los formularios.
- Rakuten Advertising es cliente de HubSpot desde 2012 y logró una adopción del 100 % en todas las funciones de marketing. Su director sénior de operaciones de marketing liberó el 50 % del tiempo que antes dedicaba a crear informes manuales.
- Teamwork.com vio cómo su equipo de ventas se volvía un 50 % más eficaz tras implementar Sales Hub, con una tasa de cierre un 11 % mayor y un aumento del 18 % en el precio medio de venta. Los flujos de trabajo de aprobación de presupuestos casi pagaron la totalidad de la suscripción a HubSpot en el primer trimestre.
- Tumblr utilizó Marketing Hub y Data Hub para aumentar la interacción de los usuarios, logrando un aumento del 50 % en la tasa de retorno de la primera semana para los usuarios rastreados a través de las campañas de HubSpot.
- VELUX, el fabricante danés de claraboyas, utilizó Breeze AI de HubSpot para crear visualizaciones personalizadas de productos en 5 minutos. Antes, ese mismo proceso llevaba entre 2 y 3 semanas.
- Colnago, el fabricante italiano de bicicletas, integró registros de blockchain, datos de comercio electrónico y sistemas de gestión a través del CRM de HubSpot para crear «tarjetas de identidad» digitales que registran la propiedad de cada bicicleta, las piezas de repuesto y el historial de participación en carreras.
- Arduino migró aproximadamente 8500 contactos y más de 4000 operaciones completadas a HubSpot con todos los datos históricos. En cuestión de meses, el equipo introdujo unas 200 operaciones nuevas, todas ellas correctamente vinculadas y configuradas para sus segmentos de mercado específicos, que abarcan clientes industriales, educativos y de bricolaje.
Si quieres calcular lo que HubSpot podría hacer por tu negocio específico, prueba la calculadora de ROI de HubSpot. Introduces tu sector, el tráfico y los datos de ventas, y te proyecta las mejoras potenciales basándose en datos agregados de la base de clientes de HubSpot. De nada.
Cómo usar HubSpot: primeros pasos
Registrarse en HubSpot te lleva unos 5 minutos con tu correo electrónico o con tu cuenta de Google o Microsoft. No necesitas una tarjeta de crédito para el CRM gratuito.
Durante la configuración inicial, HubSpot te pregunta por el tamaño de tu empresa, tus objetivos y tu función. Presta atención aquí. Tus respuestas determinan qué funciones te muestra HubSpot primero. También te pide que conectes tu correo electrónico (Gmail, Outlook o Exchange) y tu calendario desde el principio. Hazlo inmediatamente. El seguimiento de correos electrónicos y los enlaces a reuniones se encuentran entre las funciones más útiles de HubSpot.
Si la plataforma detecta que eres de un país europeo, como me pasó a mí, te alojan automáticamente en uno de sus centros de datos europeos para cumplir con el RGPD.
Para los planes de pago, HubSpot ofrece un onboarding guiado con asistencia dedicada. Los planes Professional y Enterprise incluyen sesiones de onboarding y la implementación completa suele tardar entre 45 y 75 días. Pero para los planes gratuitos y Starter, la guía paso a paso que ofrecen es bastante sencilla. Esta guía te ahorrará tiempo en caso de que las cosas se compliquen por el camino.
1. Configura tu remitente
Antes de enviar un solo correo electrónico de email marketing, conecta tu bandeja de entrada y configura los datos de tu remitente. Ve a Configuración → General → Correo electrónico y conecta tu cuenta de Gmail, Outlook o Exchange. Esto te permite registrar y realizar un seguimiento de los correos electrónicos directamente desde HubSpot.
A continuación, configura el pie de página predeterminado de tus correos de marketing. HubSpot exige que cada correo de marketing incluya el nombre de la empresa y una dirección postal física. Se trata de un requisito legal según la ley CAN-SPAM, el RGPD y normativas similares.
Ve a Configuración → Marketing → Correo electrónico → Configuración → Pie de página para rellenar estos datos. HubSpot añade de forma predeterminada un enlace para darse de baja y las preferencias de suscripción al pie de página, por lo que cumples con la normativa desde el primer momento.
Más allá de la configuración básica del pie de página, configura tu dominio de envío añadiendo registros SPF, DKIM y DMARC a tu DNS. Esto autentifica tus correos electrónicos y mejora la entregabilidad. HubSpot te guía paso a paso para configurar el DNS en Configuración → Contenido → Dominios y URL → Dominios → Conectar un dominio de envío de correo electrónico. Pero esta función solo está disponible para los planes de pago.
2. Importa tus contactos
Ve a Gestión de datos → Integración de datos → Importar datos. HubSpot acepta archivos CSV, XLSX y XLS. Cada archivo debe tener una sola hoja con una fila de encabezado, y el encabezado de cada columna debe corresponder a una propiedad de HubSpot.
La versión gratuita de la herramienta tiene ciertos límites de importación que debes conocer. Los archivos deben tener menos de 20 MB, puedes realizar 50 importaciones al día e importar hasta 500 000 filas al día. Los planes de pago aumentan estos límites de forma notable (archivos de 512 MB, 500 importaciones al día, 10 millones de filas al día).
Es importante limpiar tus datos con herramientas de verificación de correo electrónico antes de importarlos. Elimina los duplicados, borra las filas con campos de correo electrónico en blanco y utiliza la codificación UTF-8 para los caracteres especiales. Deja las celdas en blanco en lugar de rellenarlas con «N/A» o texto de marcador de posición. La asignación de campos de HubSpot emparejará automáticamente los encabezados de cada columna con las propiedades, pero debes revisar cada emparejamiento manualmente.
Recuerda que el plan gratuito tiene un límite de 1000 contactos en total. Si ya has superado ese número, necesitarás un plan de pago.
3. Crea tus plantillas de correo electrónico
Ve a Marketing → Crear correo electrónico → Regular → Desde cero. Dale un nombre, escribe el asunto y crea tu plantilla. Por desgracia, esto solo está disponible para cuentas de pago.
Usa tokens de personalización para añadir automáticamente datos de contacto, empresas o acuerdos. Y establece siempre un valor por defecto para los campos en blanco. Nada acaba con la confianza más rápido que un correo electrónico que dice «Hola {first_name}».
Todos los correos de email marketing deben incluir un enlace para darse de baja, tu dirección física y opciones de preferencias de suscripción. HubSpot incluye estos datos en el pie de página por defecto, así que no los elimines ni los ocultes. Más allá del cumplimiento legal, hacer que darse de baja sea sencillo mejora tu reputación como remitente con el tiempo.
Diseña plantillas para tus mensajes más frecuentes: desde presentaciones y seguimientos hasta confirmaciones de reuniones o envíos de propuestas. No busques la perfección ahora; siempre tendrás tiempo de pulirlas más adelante.
4. Configura los paneles de control para la generación de informes
Ve a Informes → Paneles de control → Crear panel de control. Puedes partir de una plantilla prediseñada o crear uno desde cero. Dale un nombre claro (evita nombres genéricos como «Panel de control 1») y configura los permisos de acceso. Ten en cuenta que los paneles de control privados solo son visibles para ti, mientras que los compartidos pueden verlos tu equipo o todos los usuarios de la cuenta.
Los límites de los paneles de control dependen del plan. Consulta los precios de HubSpot para conocer los límites actuales de tu plan específico. Empieza con tres paneles: uno para las métricas de marketing (aperturas de correo electrónico, clics, envíos de formularios), otro para el pipeline de ventas (oportunidades por etapa, tasa de cierre, ingresos) y otro para la actividad general (contactos creados, tareas completadas).
Añade tus paneles a los marcadores del navegador. Si tienes que abrir HubSpot para consultar un panel, lo harás. Si tienes que navegar por tres menús para encontrarlo, no lo harás.
5. Instala el código de seguimiento de HubSpot
El código de seguimiento vincula la actividad de tu sitio web con tu CRM de HubSpot. Una vez instalado, HubSpot realiza un seguimiento de las visitas a la página, los envíos de formularios y las fuentes de tráfico de cada visitante. Cuando un visitante se convierte en un contacto, todo ese historial de navegación se adjunta a su registro, proporcionándote datos de atribución que muestran qué páginas y campañas realmente generan resultados.
Ve a Configuración → Seguimiento y análisis → Código de seguimiento, copia el código de inserción y pégalo antes de la etiqueta de cierre </body> en tu sitio web.
Usuarios de WordPress: Instala el plugin HubSpot All-in-One Marketing. Este se encarga del código de seguimiento automáticamente.
Usuarios de Shopify: Añade el código a través de la Tienda online → Temas → Editar código → theme.liquid.
Usuarios de Wix: Ve a Ajustes → Código personalizado → Añadir código personalizado, selecciona «Todas las páginas» y «Cuerpo – final».
Tras la instalación, comprueba que funciona introduciendo tu URL en la sección «Validar tu código de seguimiento» de HubSpot. HubSpot comprueba la página y te envía los resultados por correo electrónico.
6. Añade usuarios y configura los permisos
Ve a Ajustes → Usuarios y equipos → Crear usuario. Añade miembros del equipo introduciendo direcciones de correo electrónico o archivos CSV (hasta 100 a la vez). También puedes importar usuarios desde Salesforce, Pipedrive u otros CRM.
Resiste la tentación de dar a todo el mundo acceso de superadministrador. En su lugar, asigna permisos basados en roles. HubSpot te permite controlar quién puede acceder a Hubs, herramientas, informes y paneles específicos.
Tu equipo de marketing no necesita editar los pipelines de oportunidades de venta. Y tu equipo de ventas no necesita acceso a la configuración del sitio web.
Empieza siendo estricto y relaja las restricciones más adelante si es necesario. Es mucho más fácil que tener que arreglarlo todo después de que alguien borre accidentalmente un flujo de trabajo.
Ten en cuenta que HubSpot utiliza un modelo de licencias. Los planes gratuitos incluyen dos usuarios, mientras que el acceso para editar en los planes de pago requiere licencias Core de pago.
Recursos de HubSpot para empezar
Uno de los auténticos puntos fuertes de HubSpot es el nivel de detalle de sus recursos de aprendizaje. La mayoría de las plataformas CRM ofrecen una base de conocimientos y se quedan ahí. HubSpot va más allá. Entre la Academia, el Glosario y la Comunidad, tienes todo lo que necesitas para pasar de principiante a experto sin pagar por formación externa.
HubSpot Academy
HubSpot Academy ofrece cientos de cursos y certificaciones gratuitos que abarcan marketing, ventas, atención al cliente, gestión del CRM y automatización con IA. Los cursos van desde lecciones de 20 minutos hasta programas de certificación de varias horas con exámenes.
Empieza con el software HubSpot Marketing Hub. Es básico, gratuito y te enseña la metodología central de HubSpot. A partir de ahí, pasa al email marketing, a los informes de HubSpot y al CRM según tu función. Las certificaciones quedan bien en LinkedIn y son reconocidas en todo el sector.
El contenido está disponible en varios idiomas, incluidos el inglés, el español, el alemán, el japonés, el francés y el portugués. Los cursos cuentan con ejercicios prácticos para que puedas aplicar lo que aprendes en tu propia cuenta de HubSpot sobre la marcha.
Glosario de HubSpot
El Glosario de HubSpot define la terminología esencial de la plataforma con la que te encontrarás al empezar. Hay tres términos que son los más importantes para los principiantes:
- Contactos de marketing vs. contactos que no son de marketing. En los planes de pago, los contactos de marketing son aquellos a los que envías correos electrónicos promocionales. Estos cuentan para tu plan de suscripción y afectan directamente a tu facturación. Los contactos que no son de marketing se almacenan en tu CRM con fines de ventas, servicio o referencia, sin que ello afecte a la facturación. Entender esta distinción evita sorpresas en la facturación y te ayuda a elegir el plan adecuado. En el plan gratuito, simplemente tienes un total de 1000 contactos. Nuestra guía de precios de HubSpot explica cómo las definiciones de los contactos afectan a cada plan de precios.
- Hubs. La plataforma de HubSpot se divide en Hubs: Marketing, Ventas, Atención al cliente, Contenido, Datos y Comercio. Cada Hub tiene su propio conjunto de funciones y plan de precios. No los necesitas todos. Elige el Hub que se adapte a tu caso de uso principal y añade otros a medida que crezcan tus necesidades.
- Etapas del ciclo de vida. Estas etapas realizan un seguimiento del punto del embudo en que se encuentra un contacto: Suscriptor → Lead → Lead cualificado por marketing → Lead cualificado por ventas → Oportunidad → Cliente → Evangelista. Define qué significa cada etapa para tu negocio antes de importar contactos. Asegúrate de que tus equipos de ventas y marketing estén de acuerdo con estas definiciones. Las etapas del ciclo de vida desalineadas son una de las formas más rápidas de crear caos en el CRM.
Comunidad de HubSpot
La Comunidad de HubSpot es un foro activo de apoyo entre usuarios. Encontrarás foros de debate que abarcan todos los Hub, un Foro de Ideas supervisado por el equipo de producto de HubSpot (donde puedes votar para las solicitudes de funciones) y consejos y guías aportados por los usuarios.
Para los principiantes, la Comunidad suele ser más útil que la documentación oficial porque los usuarios reales describen problemas y soluciones reales. Cuando te encuentres con un obstáculo, busca en la Comunidad antes de enviar un ticket de soporte. Es muy probable que alguien ya haya resuelto tu mismo problema.
Empecemos con HubSpot
Para empezar con HubSpot debes centrarte en tres cosas. Primero, asegúrate de que tus datos estén correctos desde el primer día. Limpia tus contactos antes de importarlos, define las etapas de tu ciclo de vida y establece convenciones de nomenclatura para listas, propiedades y flujos de trabajo. Todos los socios y expertos de HubSpot con los que he hablado señalan los datos sucios como el error número uno que cometen los principiantes. Créeme, es complicado y la mayoría de las empresas tienen datos desordenados.
Segundo, empieza por lo sencillo. No intentes crear flujos de trabajo de automatización complejos en la primera semana. Configura tu embudo de ventas, envía tus primeros correos electrónicos y haz un seguimiento de tus primeras oportunidades de venta. Aprende cómo funciona la plataforma antes de automatizarla. Los flujos de trabajo complejos construidos sobre una base inestable crean más problemas de los que resuelven.
En tercer lugar, invierte en formación. Las certificaciones de HubSpot Academy son gratuitas y realmente útiles. La comunidad cubre las lagunas que deja la documentación. Adopta un enfoque por fases: domina primero lo básico y luego pasa a las funciones avanzadas a medida que aumente tu confianza. No te imaginas cuánta gente se queja de que no ve resultados porque lo hace por su cuenta, sin invertir en aprender lo básico.
Si estás valorando si HubSpot es la opción adecuada para ti, lee nuestra reseña completa de HubSpot o explora algunas alternativas a HubSpot para compararlo con otras plataformas.