Zó verstuur je transactionele e-mails met bijlagen

Je wilt een bijlage meesturen met je marketing of geautomatiseerde e-mail. Alle informatie die je tot nu toe hebt gevonden, heeft niet echt geholpen. Gelukkig beantwoorden we in dit artikel alle vragen die je zou kunnen hebben over het verzenden van bijlagen in transactionele e-mails.

We weten dat bijlagen in e-mails technische beperkingen hebben, dus wees voorbereid dat niet álles mogelijk is. Maar goede toepassing van bijlagen kan de relevantie en de toepasbare waarde van je e-mails verhogen.

In deze gids:

  • De voordelen van bijlagen in e-mail;
  • Wanneer je géén bijlagen moet meesturen;
  • Zes cases voor bijlagen in e-mail;
  • Pre-rendered versus dynamische bijlagen;
  • Effectieve dynamische bijlagen maken;
  • ESP’s die bijlagen ondersteunen;
  • Veelgestelde vragen.

4 voordelen van bijlagen in transactionele e-mails

Transactionele e-mails zijn altijd een direct gevolg van een actie van de ontvanger. Je stuurt bijvoorbeeld een e-mail om een wachtwoord te resetten, je stuurt een orderbevestiging zodat je klanten weten dat hun bestelling in behandeling is, etc. 

Het verzenden van dit specifieke type e-mail leunt op de relatie tussen je ontvangers en je merk. Ze zijn erop gericht om te informeren, maar zeker ook om een klant aan je merk te binden. Dat geldt ook voor de bijlagen die je meestuurt. Er zijn een paar grote voordelen aan bijlagen. Het stelt je ontvanger bijvoorbeeld in staat om:

  • Inhoud op te slaan voor later;
  • Gegevens te importeren in andere systemen (vooral .csv of .xml-formaat);
  • Bestanden te bewerken/bekijken/ondertekenen;
  • Bestanden met anderen te delen.

Laten we eens kijken naar een bepaald type bijlage: PDF-bestanden.

Waarom PDF-formaat de voorkeur heeft voor bijlagen

Bijlagen zijn er in alle soorten en maten. De populairste e-mailbijlagen zijn Office-documenten (.docx, .xlsx), HTML, agenda-items (.ical) en PDF-bestanden. Hoewel er in totaal ongeveer 550 soorten bestandsextensies zijn, zijn verreweg de meesten niet geschikt als e-mail bijlage. Het PDF-formaat heeft een aantal voordelen die het tot de de facto standaard voor e-mailbijlagen maakt:

PDF-bijlagen:

  • Zijn leesbaar/zoombaar op elk apparaat;
  • Staan interactiviteit binnen het document toe;
  • Hebben dezelfde vormgeving, dezelfde lettertypes, afbeeldingen, marges enzovoort;
  • Kunnen in verschillende verhoudingen opgeslagen worden;

Het PDF formaat is portable, het ziet er op elk apparaat hetzelfde uit. Dit maakt PDF de standaard voor het uitwisselen van bestanden. Of het nu gaat tussen Google Drive en iCloud of tussen jouw bedrijfssystemen en de inbox van je ontvanger. Het is de enige indeling waarmee zowel de verzendende als de ontvangende partij het bestand op exact dezelfde manier kunnen bekijken – zelfs in de inbox preview.

attachment preview excel email niet te zien
Je kan niet altijd een preview zien van een excel sheet als bijlage

Indirect bijlagen verzending met een link

Vanwege de grootte van een bijlage – snel groter dan de toegestane 20MB – is het soms beter om een bestand niet als bijlage toe te voegen, maar om een link naar de locatie van het bestand te maken. Met deze link kan de ontvanger de PDF ophalen (dit wordt vaak gebruikt voor whitepapers).

Indirect bijlagen versturen is ook aan te raden wanneer het bestand persoonlijke informatie bevat, de PDF ondertekend moet worden in een ander stuk software, of wanneer de bijlage niet in PDF-formaat is. 

Je kunt documenten hosten binnen de software waar ze aangemaakt zijn (bijvoorbeeld je boekhoudpakket), op je website (bijvoorbeeld op een landingspagina), een content delivery network (CDN) of een document hosting ruimte zoals Google Drive, Dropbox, OneDrive of specifiek een Document Management Solution (DMS) of Digital Asset Management (DAM) systeem. 

Wanneer je beter géén bijlagen kunt meesturen

email attachments PDF starwars

Het versturen van PDF-bestanden als bijlage bij je marketing e-mails doet vaak meer kwaad dan goed. Het kan bijvoorbeeld indirect je e-mail deliverability schaden en veel Email Marketing providers staan het dan ook niet toe om massaal e-mails met bijlagen te versturen.

Overweeg dus alleen bijlagen voor je transactionele e-mails, nooit voor marketing-e-mails. In sommige gevallen is het verzenden van PDF-bestanden niet het beste idee, zelfs niet bij transactionele e-mails. 

Voeg geen PDF-bestanden toe aan transactionele e-mails zoals:

  • Welkomstmails;
  • Wachtwoord reset e-mails;
  • Two-factor-authentication e-mails;
  • Notificatie e-mails.

Kortom: Voeg geen bijlagen toe aan e-mails die worden verzonden om de ontvanger te informeren of hem een eenvoudige taak te laten uitvoeren, zoals het klikken op een knop om het wachtwoord te resetten. Dat is alleen maar verwarrend en een verspilling van zijn inbox.

Zes use cases voor PDF-bijlagen in e-mail

Je vraagt je inmiddels misschien af waar je PDF bijlagen dan wél mag gebruiken. Er zijn verschillende best practices voor e-mails met bijlagen:

  • Gestandaardiseerde PDF-bijlagen;
  • Betalingsinformatie;
  • Orderbevestigingen;
  • Digitale tickets;
  • Periodieke rapporten;
  • Digitale handtekeningen en formulieren.

1. Gestandaardiseerde PDF-bijlagen

De meeste PDF’s die via e-mail worden verzonden, zijn PDF’s die je eenmalig maakt en ergens in je CMS of in de cloud opslaat. Je kunt tal van voorbeelden vinden in zowel B2B- als B2C-e-mails:

  • Whitepapers;
  • Presentaties;
  • eBooks;
  • Plattegronden;
  • Prijsbladen;
  • Routebeschrijvingen.

Sommigen voegen deze bestanden aan de e-mails toe als bijlagen, anderen verwijzen naar de online locatie ervan. Hoe dan ook, dit soort bijlagen zijn meestal niet interactief, maar juist geoptimaliseerd voor afdrukken.

map print email attachment

2. Betaalinformatie en facturen

Andere veelgebruikte PDF-bestanden zijn facturen, ontvangstbewijzen en offertes. Wat ze gemeen hebben is dat ze financiële informatie bevatten. Aangezien de meeste klanten deze PDF’s voor administratieve doeleinden zullen afdrukken of opslaan, kunt je ze gewoon als eenvoudige PDF-bestanden verzenden.

PDF email template met merk logo

Facturen moeten er legitiem uitzien (en dat natuurlijk ook zijn), dus zorg ervoor dat dit ook het geval is. Voeg je logo, bedrijfsgegevens, et cetera toe om je ontvanger het gevoel te geven dat het goed zit. Deze informatie is niet alleen juridisch vereist, maar is ook nuttig voor je ontvanger. Deze kan zijn eigen gegevens bevestigen of direct uploaden in boekhoud- of factureringssoftware. 

Toch moet je nooit gegevens opnemen die gevoelig zijn voor phishing, zoals creditcardnummers. In plaats van “5115 5477 8866 3418”, hash het naar “XXXX XXXX XXXX X418”.

Orderbevestiging attachment email pdf
Dille & Kamille’s PDF facturen hebben een hoop information

3. Orderbevestigingen

eCommerce marketeers weten dat orderbevestigingen meest geopende en geklikte e-mails zijn. Orderbevestigingen geven klanten het vertrouwen dat hun bestelling correct is doorgekomen en maken het gemakkelijker om de bestelinformatie terug te vinden, zonder opnieuw in te hoeven loggen.

bestel bevestiging email attachment
Order bevestigingsmail van Profuomo, met de shirts die ik heb gekocht

In tegenstelling tot facturen, lenen PDF’s van orderbevestigingen zich uitstekend voor productafbeeldingen, omdat deze een ander doel dienen. Door je orderbevestigingen te verrijken met alle details die je ontvanger nodig heeft, creëer je meer engagement met je e-mail én bespaar je kostbare telefoontjes naar de klantenservice.

4. Voeg Digitale tickets toe aan je emails

Sommige, meer geavanceerde, PDF’s combineren gegevens uit meerdere bronsystemen. Een goed voorbeeld hiervan is een digitaal ticket. Dit type PDF is vaak opgebouwd uit een QR-code, informatie over het evenement, betalingsinformatie en bestelgegevens. Deze informatie is vaak opgeslagen op verschillende locaties en moeten daar dus ook opgehaald worden.

ticket email met pdf transactioneel

5. Stuur PDF rapportages

Veel B2B en B2C bedrijven leveren periodieke rapporten aan hun klanten. Bijvoorbeeld een jaarlijkse “Uw favoriete nummers van afgelopen jaar”, maandelijkse “Bekijk jouw progressie in mei”, of zelfs dagelijkse “Dit zijn de veranderingen in de markt vandaag”. Deze rapporten clusteren veel gegevens.

9 grammarly email example attachment
Grammarly geeft complimentjes (en voegt er stiekem een kleine upsell bij)

Statistieken zijn vaak gelinkt aan specifieke gebruikers en hebben gepersonaliseerde inhoud nodig. Stel je voor dat je een nieuwe taal aan het leren bent en je maandelijkse rapporten bevatten het aantal cursussen dat je gevolgd hebt en de vooruitgang die je gemaakt hebt.

De overige inhoud verschilt: Of je doet het geweldig, of je moet er wat meer moeite voor doen. Een ander bekend voorbeeld is de maandelijkse e-mail die energieleveranciers versturen om klanten te helpen inzicht te krijgen in hun energieverbruik.

coinbase data attachment email

6. Digitale handtekeningen & formulieren

Het PDF formaat heeft nog andere interessante functies te bieden, bijvoorbeeld:

  • Encryptie, 
  • Digitale handtekeningen,
  • Metadata

Verzenders kunnen geavanceerde workflows maken met een digitale handtekening. Digitale handtekeningen zijn nuttig wanneer bijv. contracten deel uitmaken van geautomatiseerde processen.

pdf interactive handtekening email
Digital handtekening in een PDF


Doordat PDF gecodeerd is, is het een veilige en gemakkelijke manier om de gegevens te delen. Ontvangers kunnen gewoon de PDF invullen, de e-mail beantwoorden en erop vertrouwen dat hun gegevens veilig verwerkt worden.

Extern versus dynamisch: hoe genereer je PDF-bijlagen?

Er zijn i twee manieren om bijlagen aan e-mails toe te voegen. Via een trigger (extern gerenderd) of onderweg in het afleverproces van de e-mail. 

Wat zijn extern gegenereerde bijlagen?

Het zit ‘m in de naam: dit type bijlage is al eerder gegenereerd en wordt ergens gehost waar je e-mailplatform het kan vinden. Het wordt gegenereerd door bijv. een Digital Asset Management tool (DAM) of een dedicated PDF generatie tool. 

statische pdf process attchment email
Je kan een trigger-based PDF na versturen niet meer aanpassen.

Vervolgens kun je inrichten hoe die PDF met de e-mail meegaat. Genereert je boekhoudpakket zowel de e-mail als de PDF, dan kan alles via het SMTP protocol meegestuurd worden. Gebruik je losse tools, dan kun je in je e-mailplatform de twee combineren middels een API-call. 

Wat zijn dynamisch gegenereerde bijlagen?

dynamiche email bijlage pdf transactional
Hoe Dynamisch gegenereerde PDFs werken

Dynamisch gegenereerde PDF’s worden gegenereerd wanneer dat nodig is. Je gebruikt een PDF template en vult deze met de nodige variabelen – eigenlijk net zoals met een transactionele e-mail. De ‘blokkendoos’ is er en de gegevens worden toegevoegd op het moment dat het klaar is om te gaan!

Op deze manier haal je meer data uit uw bronsystemen, is de PDF altijd up to date en maak je PDF bijlagen in jouw huisstijl.

SMTP providers zoals Sendinblue, en Flowmailer genereren je transactionele emails op het moment dat ze nodig zijn. 

Wanneer verstuur je welk type PDF?

In het afleverproces van e-mail zijn extern gegenereerde, statische bijlagen de gemakkelijkste oplossing. Je genereert ze eenmalig en verstuurt ze als bijlage bij je e-mail in het SMTP-proces. Soms heb je echter geen grip op extern gegenereerde PDF-bijlagen en verstuur je saaie, niet-gepersonaliseerde bijlagen.

Dynamische bijlagen zijn geweldig wanneer meerdere gegevens moeten worden samengevoegd of wanneer een bijlage hyper-gepersonaliseerd moet zijn. Facturen, toegangskaarten en periodieke verslagen zijn hier bijvoorbeeld zeer geschikt voor.

Dynamische PDF-bijlagen kunnen wel wat moeilijker te ontwikkelen zijn, vanwege enkele technische details in XHTML (waarover later meer). Dynamische PDF generatie brengt dus ook uitdagingen met zich mee.

Stel jezelf de volgende vragen wanneer je overweegt welk type bijlage je wilt verzenden:

  1. Moet mijn bijlage interactief of boeiend zijn?
  2. Heb ik gegevens uit meerdere bronsystemen nodig om de PDF te maken?
  3. Wil ik grip op het design van mijn PDF’s?

Als het antwoord op twee of drie van deze vragen “ja” is, is het logischer om je PDFs dynamisch te genereren. In sommige gevallen kun je zowel extern gegenereerde als dynamische bijlagen in dezelfde e-mail gebruiken, zoals in dit voorbeeld van Beekse Bergen: 

attachment getoond inbox
Twee attachments in een email

Zo maak je effectieve, dynamische e-mailbijlagen 

Om te beginnen heb je voor dynamische bijlagen een gespecialiseerd platform nodig. Tools zoals boekhoudsoftware zijn wel in staat PDFs te genereren, maar zeer beperkt. Voor volledige grip is het dan ook aan te raden een geavanceerde Email API of een apart PDF-generatie platform in de arm te nemen.

1. Verzamelen van gegevens

De informatie die jij over je klanten hebt, is niet meer gebaseerd op persoonlijke connecties. Elk bedrijf gebruikt tegenwoordig verschillende systemen om informatie over hun klanten te verzamelen. Wat ze leuk vinden, wat ze doen, wat ze kopen. De informatie die ze bij jou achterlaten, kun je gebruiken om je communicatie te personaliseren.

Elk systeem heeft specifieke informatie over een klant. Je facturatiesysteem heeft niet dezelfde informatie als je social media hub en vice versa. Toch kan het zijn dat je verschillende stukjes informatie over een klant wilt gebruiken in je e-mails of PDF’s.

Een CDP kan data verzamelen, centraliseren en beschikbaar maken.

Om PDF’s te maken met verschillende stukjes informatie, moet je gebruik maken van API’s. Met API’s kun je snel gegevens uit meerdere bronnen ophalen en die gegevens gebruiken om variabelen aan je e-mails en bijlagen toe te voegen. In een XHTML template kun je die variabelen vervolgens naadloos verwerken.

2. Personaliseer de inhoud

Zodra je de gegevens hebt verzameld die je nodig hebt, kun je de inhoud van je PDF personaliseren. Met variabelen kunnen je PDF’s uniek zijn voor elke ontvanger. Verkoop je bijvoorbeeld zowel met directe afschrijving als later betalen? Voeg dan een QR-code toe aan de bijlage voor latere betaling, terwijl je die bij directe afschrijving achterwege laat.

3. XHTML maken en omzetten naar PDF

In tegenstelling tot e-mail templates (HTML/CSS) zijn PDF-templates in XHTML-formaat. Hierdoor kun je vrijwel dezelfde variabelen gebruiken als in e-mailsjablonen, maar heb je ook enkele beperkingen. XHTML en CSS zijn bijvoorbeeld niet de beste maatjes en ook marges zijn lastiger in XHTML.

Dit artikel is niet bedoeld om je door XHTML-ontwikkeling heen te loodsen, maar wil je meer informatie over XHTML, dan kun je terecht op de website van O’Reilly.

Een provider kiezen voor het verzenden van PDF-bijlagen

Nu je weet hoe je PDF-bestanden kunt toevoegen, is het tijd om eens te kijken welke e-mailproviders PDFs ondersteunen. Elke SMTP-relay kan in principe extern gegenereerde bijlagen afleveren. Veel SMTP providers missen echter de functionaliteit om dynamische PDFs te maken. In de tabel hieronder hebben we ook de vijf populairste leveranciers van e-mailmarketing toegevoegd:

email attachment versturen smtp

De meeste e-mailmarketingplatforms staan helemaal geen bijlagen toe. Als ze het al toestaan, hebben ze liever dat je bestanden host op bijv. Dropbox en er een link naar maakt.

Je hebt dan een ander platform nodig om je facturen en tickets aan te leveren. Aangezien cloudopslag niet gemaakt is om PDFs te genereren, moet je kijken naar PDF generatie tools zoals PDFMonkey, ContractExpress, Avodocs, en DocSpring.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Hoe worden PDF-bijlagen weergegeven in de populairste inboxen?

Elke e-mailclient heeft zijn eigen manier om bijlagen weer te geven. Op basis van de bestandsgrootte, het besturingssysteem en de client zelf. Zo toont web-based Gmail de ontvanger een duidelijke thumbnail van de bijlagen. Apple Mail daarentegen toont meestal de volledige PDF in de e-mail zelf. Aangezien de meeste e-mailclients een thumbnail en de naam ervan tonen, is het handig om je PDF-bijlage een duidelijke naam te geven: ‘noname.pdf’ of ’43j32nfhd.pdf’ is gewoon slordig.

Wat is de maximale grootte van een bijlage?

De standaard maximumgrootte van een bijlage is 10MB. Als een bijlage zo groot is, zullen alle e-mailclients de bijlage in eerste instantie accepteren. Sommige e-mailclients (zoals Gmail en AOL) hebben een limiet van 25MB. Maar als je veel e-mails verstuurt, probeer dan de bestandsgrootte kleiner te houden (~3MB) zodat a) je server geen mental breakdown  krijgt, en b) bijlagen minder invloed hebben op de deliverability van je e-mail.

Wat zijn de risico’s van het versturen van bijlagen?

E-mailclients hebben spamfilters die je e-mails op elk moment kunnen wegfilteren. De meeste spamfilters houden niet echt van (grote) bijlagen. Wanneer je echter aan de meeste eisen voldoet (kleine bestandsgrootte, vertrouwde bestandsformaten), is de kans veel kleiner dat jouw e-mails worden gefilterd.

Hoe meet ik het aantal opens en clicks in PDF’s ?

Opens en clicks kun je het makkelijkst meetbaar maken door UTM-tags toe te voegen aan links in de PDF, zodat je weet dat iemand de PDF heeft geopend en erin heeft geklikt. Het toevoegen van een tracking pixel is riskant, omdat de meeste PDF-readers niet communiceren met externe systemen – dus ook niet met software die de tracking informatie leest.

Hoe voeg ik kalenderbestanden toe aan transactionele e-mails?

iCalendar is de standaard voor het verzenden van agenda-items (ondersteund door o.a. Microsoft Office 365, Apple Calendar, en Google Calendar). Je kunt agenda-items (.ical) aan je e-mails toevoegen in platte tekst of HTML. Beide worden bijgevoegd op dezelfde manier als PDF’s: ofwel via een trigger of tijdens het verzendproces waar agenda-events dynamisch worden gegenereerd.

Kunnen ‘hackers’ mijn bijlagen onderscheppen en wijzigen?

Net als bij gewone e-mails kunnen ‘hackers’ onbeveiligde bijlagen onderscheppen. Maar als je de juiste veiligheidsmaatregelen neemt, hoef je je geen zorgen te maken over ‘gehackte’ bijlagen.

Wat is het effect van DMARC op e-mails met bijlagen?

Om deze vraag te beantwoorden, moeten we bekijken hoe e-mails met bijlagen worden gefilterd. In het SMTP proces (het afleveren van je e-mails) is het eerste obstakel dat je bijlage tegenkomt de ontvangende mailserver (MTA).Dit is waar je e-mails ook gecontroleerd worden op DMARC. Voor dit deel kan een goed ingesteld DMARC-beleid + een goede afzender reputatie je deliverability verhogen. Echter, zoals al eerder aangekaart, hebben sommige ontvangers extra spamfilters. Als dit een probleem voor jouw doelgroep blijkt te zijn, kunt je beter een link naar het PDF-bestand sturen of contact opnemen met het spamfilter over het niet goed functioneren ervan.
Tom Blijleven

About Tom Blijleven


With years of experience in the email (marketing) industry, Tom Blijleven writes about various topics within the industry, covering both marketing as transactional email. In his role as marketer at Flowmailer, he specializes in email deliverability and transactional email best practices.

Enable registration in settings - general
Vergelijk items
  • Totaal (0)
Vergelijken
0